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山东英才学院档案管理办法

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第一章 ?总则

第一条 ?为规范山东英才学院档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》和《山东省档案条例》,结合学校实际,制定本办法。

第二条 ?本办法所称的山东英才学院档案(以下简称学校档案)指学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的,对学生、学校和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 ?学校档案工作是学校重要的基础性工作,是衡量学校管理水平的重要标志,要纳入学校整体发展规划。要将档案的形成、管理和利用服务工作质量考核指标有机地纳入学校工作质量考核体系中,纳入各部门各单位工作计划,纳入有关人员的职责范围,将学校教学、科研、管理各项工作与归档工作同步布置、同步检查、同步总结、同步验收。


第四条 ?学校档案工作的主管部门是省人民政府教育行政部门,学校档案工作接受省人民政府档案行政部门的业务指导、监督和检查。

第五条 ?学校档案工作坚持统一领导、分级管理、集中保管的原则。

第六条 学校各部门、各单位和全体师生员工应当增强档案意识和档案法制意识,有收集、移交、保护和利用档案的义务与权利,应支持、关心和促进档案工作的发展。

第二章 ?机构设置与人员配备

第七条 ?学校设立档案工作委员会,委员会由分管校领导和档案形成的主要部门、单位负责人组成,分管校领导为主任。委员会负责组织、协调、研究、解决档案工作中的重大问题。

第八条 学校设立综合档案室。学校档案室是保存和提供利用学校档案的专门机构。

需要特殊条件保管或者利用频繁,且具有一定独立性的档案,可以根据实际需要设立分室单独保管。

第九条 ?综合档案室的管理职责:

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

(二)拟订学校档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料;

(四)编制检索工具,编研、出版档案史料,开发档案信息资源;

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(六)开展档案的开放和利用工作;

(七)开展学校档案工作人员的业务培训;

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能;

(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。

 综合档案室设负责人一名。

负责人应当具备以下条件:

(一)热心档案事业,具有专业技术职务任职经历;

(二)有组织管理能力,具有开拓创新意识和精神;

(三)年富力强,身体健康。

第十一条 学校档案馆配备专职档案工作人员,其人员数量由学校根据室藏档案数量和工作任务确定。专职档案工作人员实行专业技术职务聘任制,享受学校教学、科研人员同等待遇。

第十二条 学校各部门、各单位必须有一名负责人分管档案工作。配备一名专职或兼职档案管理员,负责本部门、本单位档案的收集、积累、整理和立卷归档工作,接受学校档案室的指导、监督和检查。各部门、各单位档案管理员应保持稳定,更换档案管理员应报档案馆。

第三章 ?档案管理

第十三条 学校建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度,定期布置、检查、总结、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,提高学校档案管理水平。

第十四条 学校对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是:

(一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料。

(二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料。

(三)学生类:主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

(四)教学类:主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》(〔87〕教办字016号)的相关规定执行。

(五)科研类:按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔1987〕6号)执行。

(六)基本建设类:按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发〔1988〕4号)执行。

(七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在招标、购买、接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(八)产品生产类:主要包括学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。

(九)出版物类:主要包括学校自行编辑出版的学报、学术刊物及其他出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。

(十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料;学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。

(十一)财会类:按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》(财会字〔1998〕32号)执行。

(十二)声像类:按照原国家教委发布的《高等学校档案工作规范》(教办〔1993〕429号)中《高等学校声像载体档案工作规范》执行。

(十三)实物类:主要包括学院在教学、科研和管理活动中形成的,对学院和社会具有保存价值的各类奖状、证书、字画和非纸质的奖杯、奖牌、奖章、锦旗、印、礼品、纪念品及具有纪念意义和收藏价值的物品等。

学院根据档案事业发展需要,可不断完善归档门类及归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。

第十五条??学院实行档案材料形成部门、单位或课题组立卷归档制度。

学院各部门、各单位档案工作负责人及档案管理员要按照归档要求,组织本部门、单位的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门、本单位档案工作负责人检查合格后向学院综合档案室移交。

第十六条 归档的档案材料应质地优良,书绘工整,声像清晰,符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)和学校有关规定执行。

第十七条 学校档案材料归档时间:

(一)学院各部门、各单位应于次年6月底前归档;

(二)科研类档案应当于项目完成后两个月内由科研部门收集整理,次年6月底前归档;

(三)基建类档案应当与项目完成后三个月内由基建部门收集整理,次年6月底前归档。

第十八条??学院档案室对接收的档案进行归档整理、分类、鉴定和编号。

第十九条 学院档案室按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十条 学院档案室应采用先进的档案保护技术,防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案,及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十一条 学院与其他单位分工协作完成的项目,学院档案室应至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案原件外,应将复制件移交学校档案馆保存。

第二十二条 学院个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料,应按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,学院档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。

对于与学院有关的各种档案史料的征集,学院档案室制定专门的制度和办法。

第二十三条 档案室应定期检查馆藏档案和资料的保管情况,消除安全隐患,遇有特殊情况,应当立即向院长报告,及时处理。

档案库房的技术管理工作,应建立、健全有关规章制度,由专人负责。

第二十四条 学院档案室要认真执行档案统计年报制度,并按照国家和山东省有关规定报送档案工作基本情况统计报表。

第四章 档案的利用与公布

第二十五条 学院档案室应按照国家有关规定公布档案。未经学校授权,其他任何组织或者个人无权公布学校档案。

属下列情况之一者,不对外公布:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或者技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成部门、单位规定限制利用的。

第二十六条 凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人,在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后,均可以利用已公布的学校档案。

境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

第二十七条 查阅、摘录、复制未开放的档案,应经分管院长批准。涉及未公开的技术问题,应当经档案形成单位或者本人同意,必要时报请院长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,应当经学校纪检、保密等部门批准。

第二十八条 档案室提供利用的重要、珍贵档案,一般不提供原件。如有特殊需要,应经院长批准。

加盖“山东英才学院综合档案室”及“山东英才学院”对外公章的档案复制件,与原件具有同等效力。

第二十九条??学院档案开放设立专门的阅览室,并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA/T18-1999)执行),提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等,为社会利用档案创造便利条件。

第三十条 学院档案室是学校出具档案证明的唯一机构。

其中毕业生的学习成绩、学籍、毕业证、学位证信息提供与认证,由学院档案室办理,加盖“山东英才学院综合档案室”及“山东英才学院”对外公章;在校生的学习成绩和学籍证明直接由教学管理部门提供;补办学历证明的,由各职能部门办理后加盖学校公章。

用于公益目的的,不收取费用;用于个人或者商业目的的,按照有关规定合理收取费用。

社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案,学院档案室无偿和优先提供。

第三十一条 寄存在学院档案室的档案,归寄存者所有。学校院档案室如果需要向社会提供利用,应征得寄存者同意。

第三十二条 学院档案室积极开展年鉴、大事记等档案的编研工作。出版档案史料和公布档案,应当经档案形成单位同意,并报请校长批准。

第三十三条 学院档案室采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等),积极开展档案宣传工作。有条件的情况下,可在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。

第五章 条件保障

第三十四条 学院将档案工作所需经费列入学校预算,保证档案工作的需求。

第三十五条 学院为档案工作配备专用的、符合档案管理要求的档案库房和管理设施,对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库,按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。

存放涉密档案应设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案,应配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十六条 学院为档案管理现代化、档案信息化配备所需的设备设施,加快数字档案馆建设,保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。

第六章 奖励与处罚

第三十七条 学院定期表彰与奖励在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人:

(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的;

(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的;

(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的;

(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校的;

(五)同违反档案法律法规的行为作斗争,表现突出的。

第三十八条 有下列行为之一的,学校对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分;构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。

(一)玩忽职守,造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的;

(二)违反保密规定,擅自提供、抄录、公布档案的;

(三)涂改、伪造档案的;

(四)擅自出卖、赠送、交换档案的;

(五)不按规定归档,拒绝归档或者将档案据为己有的;

(六)其他违反档案法律法规的行为。

第七章 附则

第三十九条 本办法自发布之日起施行。

第四十条 ?本办法由学校综合档案室负责解释。

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